Tableur Excel. Microsoft/Youtube

Lorsqu'il s'agit d'Excel, il n'y a pas de juste milieu. Vous avez des personnes qui adorent l'outil et pourraient en vanter les mérites toute la journée. Et puis il y a ceux qui ont une certaine haine envers l'outil, et qui préféreraient rester enfermés dans une cabine téléphonique remplie de moustiques plutôt que de passer leur journée à créer des colonnes sur Excel.

Moi, j'étais dans ce dernier groupe. J'ouvrais mon tableur Excel avec la meilleure des intentions, mais après 20 minutes à essayer de créer un calcul dans une cellule, je jetais l'éponge en général, en clamant qu'Excel n'était tout simplement pas fait pour moi.

Et puis, je me suis mariée à un véritable sorcier d'Excel, quelqu'un qui peut littéralement passer sa journée sur un tableur à créer des macros compliqués, et les calculs les plus impressionnants que j'ai jamais vus. Il s'est donné pour mission de me convertir à sa tribu de fanatiques d'Excel (honnêtement, je suis surprise qu'il n'en ait pas parlé dans ses vœux de mariage).

Depuis ? Et bien, j'ai fait des progrès. J'ai appris à mettre ma haine de côté et reconnaître qu'Excel pouvait être en effet utile afin d'examiner des informations et trouver exactement ce dont vous avez besoin, en partant du principe que vous sachiez l'utiliser correctement.

C'est cette dernière partie qui effraie généralement. Mais, heureusement, Excel n'est pas aussi compliqué qu'on pourrait le penser.

Il existe un tas d'astuces utiles et d'outils que vous pouvez utiliser, que vous soyez nouveau sur la plateforme, ou expert. Voici six choses que vous devez absolument savoir faire sur Excel (et croyez moi, vous me remercierez), avec l'aide de GoSkills.

1. Trier des données

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Typiquement, les feuilles de calculs sont utiles si vous voulez trier une masse d'informations — prenons par exemple une liste de contacts de 800 personnes que vous voudriez inviter à un déjeuner d'entreprise.

Maintenant, disons que vous voulez trier ces personnes. Vous voulez peut-être les lister par ordre alphabétique selon leur nom de famille. Ou bien les regrouper par ville.

Excel vous permet de passer au peigne fin ces données et les trier en un feuillet clair et facile à lire.

Voici comment faire :

  • Sélectionnez les données complètes que vous voulez trier (pas seulement une colonne) en faisant glisser votre curseur à travers toutes les cellules ou en cliquant sur le triangle en haut ) gauche de votre feuille de calcul afin de tout sélectionner.
  • Cliquez sur l'onglet "Données"
  • Cliquez sur "trier"
  • Sélectionnez comment vous voulez trier vos données (dans l'exemple ci-dessous, j'ai trié selon la ville)
  • Appuyez sur OK

Vos données vont alors être triées en conséquence, dans ce cas, par ordre alphabétique selon la ville.

IMPORTANT : Il est important que vous sélectionniez les données entières que vous voulez trier, pas seulement une colonne. De cette façon, vos rangées resteront intactes, ce qui implique dans ce cas que l'adresse correcte restera attribuée à la personne appropriée.

Si j'avais sélectionnée seulement la première colonne, Excel aurait trié cette colonne par ordre alphabétique, et aurait mis le bazar dans les adresses.

2. Supprimer les doublons 

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C'est inévitable : quand vous travaillez sur un vaste ensemble de données, il vous arrive forcément d'avoir des doublons.

Plutôt que de fatiguer vos yeux à parcourir la feuille de calculs, Excel vous permet de retirer les doublons en un clic :

  • Sélectionnez la feuille de données
  • Appuyez sur l'onglet "Données"
  • Cliquez sur "Supprimer les doublons"
  • Sélectionnez les colonnes dans lesquelles vous voulez qu'Excel trouve les doublons
  • Appuyez sur OK

IMPORTANT : Faîtes attention à choisir assez de facteurs afin d'éliminer les vrais doublons. Par exemple, si j'avais sélectionnée "supprimer les doublons" uniquement dans la colonne au dessus (signifiant qu'Excel devrait avoir identifié les doublons pour "Oprah"), je n'aurais pas supprimé une "Oprah" qui a en effet la même adresse, mais une qui a un nom de famille et une adresse différents.

L'essentiel à retenir est : utilisez assez d'informations afin d'être à même de supprimer des rangées qui sont réellement identiques, et qui ne partagent pas seulement un seul facteur identique.

3. Fonctions mathématiques de base

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Posez votre calculatrice. Excel peut résoudre toutes sortes de fonctions mathématiques pour vous. Tout ce dont vous avez besoin c'est de rentrer quelques formules simples. Vous pensez que cela dépasse vos connaissances d'Excel? Faites moi confiance, si j'y arrive, vous y arriverez aussi.

Voici les formules de base qui vous seront utiles :

  • Addition : Ecrivez "SOMME=" dans la cellule où vous voulez faire apparaître le total, cliquez sur les cellules que vous voulez additionner puis appuyez sur ENTRÉE.
  • Multiplication : Ecrivez "=" dans une cellule vide où vous voulez faire apparaître le total, cliquez sur la cellule du nombre que vous voulez multiplier, écrivez "*" puis cliquez sur l'autre nombre que vous voulez multiplier. Cliquez sur ENTREE.
  • Division : Ecrivez "=" dans une cellule vide où vous voulez voir le résultat apparaitre, cliquez sur la cellule du nombre que vous voulez diviser, écrivez "/", cliquez sur la cellule du nombre par lequel vous voulez diviser, appuyez sur ENTREE.

Cela peut être un peu confus, mais essayez et je suis sûre que vous allez vite voir que ce n'est pas compliqué.

ASTUCE : Si vous voulez faire glisser la même formule mathématique dans une rangée, vous pouvez ! Après avoir entré la formule dans une cellule, cliquez sur la cellule où le total est apparu; cliquez sur la petite croix verte qui apparait en bas à droite et glissez la sur le reste de la rangée où vous avez besoin qu'elle soit appliquée.

Voilà ! C'est automatique, et vous allez pouvoir faire des équations dans différentes colonnes sans avoir besoin d’entrer les formules encore et encore.

4. Figer des lignes

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Il n'y a rien de pire que de faire défiler un énorme tableur qui requiert que vous retourniez au début afin de ne pas vous tromper de colonne dans le remplissage.

Heureusement, vous pouvez figer vos lignes principales et faire que vos numéros de rangée restent où ils sont, ce qui implique que vous les verrez même si vous descendez la page. Vous pouvez utiliser l'option Excel "figer les lignes".

Voici comment faire :

  • Cliquez sur la rangée en dessous de votre ligne principale
  • Cliquez sur "afficher"
  • Cliquez sur "figer les lignes"

5. Insérer une date

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Marre de devoir regarder votre calendrier ou le bas de votre ordinateur afin de connaître la date et l'entrer dans votre tableur? Excel le fait pour vous, avec un raccourci clavier très simple : Ctrl + ;

Mettez votre curseur dans la cellule où votre date doit apparaître, utilisez ce raccourci et Excel va automatiquement remplir la date du jour pour vous. Facile !

IMPORTANT : Les dates entrées en utilisant cette fonction sont statiques, elles ne changeront pas au fil du temps !

6.  Opérer les mêmes changements à travers plusieurs feuilles de calculs

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Lorsque vous travaillez sur plusieurs onglets, il est difficile de passer au peigne fin les tableurs et répéter les même changements encore et encore. Heureusement, ce n'est pas nécessaire !

Vous pouvez sélectionner les feuilles dans votre tableur où vous voulez que les changements apparaissent. Faites les changements une fois, et ils seront appliqués à travers toutes les feuilles que vous avez sélectionnées.

Voici comment faire :

  • Appuyez longuement sur "Commande" ou "Contrôle"
  • Sélectionnez les onglets du tableurs désirés
  • Faites le changement nécessaire dans une cellule
  • Vérifiez que le changement est bien appliqué à tout votre tableur

En pratique ? Pour plus de clarté, imaginons que je suis mariée à Aaron Rodgers. Le résultat est que mon nom va passer de "Boogaard" à "Rodgers". Puisque mon nom apparaît dans plusieurs onglets de ce tableur, je vais utiliser cette astuce afin de n'avoir à opérer ce changement qu'une seule fois.

Version originale : Business Insider / Kat Boogaard, GoSkills

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