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6 conseils de bon sens pour rendre vos réunions plus productives et engageantes

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6 conseils de bon sens pour rendre vos réunions plus productives et engageantes
"Certains employés souffrent de la fatigue de Zoom", écrit Lindstrom © Carl Court/Getty Images

Les réunions — et les présentations PowerPoint — peuvent absorber près de 50 % de notre temps lorsque nous travaillons dans une entreprise. C'est un pourcentage que peu de gens sont prêts à reconnaître, peut-être parce que cela nous rappelle à quel point les organisations (et les personnes qui y travaillent) gèrent mal leur propre temps.

L'entreprise moyenne organise des réunions qui portent sur les projets en cours, les projets futurs et l'absence de projets, des réunions qui analysent les erreurs des projets précédents et la façon d'améliorer les projets futurs. Les réunions portent sur les stratégies et l'incapacité de l'entreprise à élaborer des stratégies. Chaque chose exige une réunion, même si personne n'a rien de valeur à dire ou à présenter. En fait, n'avoir rien à dire ou à présenter est une raison capitale pour programmer une réunion, alors pourquoi ne pas vous envoyer une invitation Outlook dès maintenant !

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Tout cela vous semble familier qu'il s'agisse de réunions en ligne ou en "présentiel" ? Si c'est le cas, pourquoi ne le remettez-vous plus en question au lieu de suivre le courant, en avançant à l'aveuglette, en laissant le bon sens se dissiper lentement pour finalement disparaître ?

Voici quelques règles pour mener à bien des réunions de bon sens :

Pas de téléphone, pas de navigation sur le web, pas d'e-mails, pas de SMS

Une fois, j'ai pris la parole au siège de Google à Mountain View, en Californie. Il y avait environ 200 personnes dans le public. Pendant mon discours de 30 minutes, j'ai eu un contact visuel avec littéralement quatre personnes. Tous les autres étaient sur leur ordinateur portable ou leur téléphone. Bien sûr, certains employés enregistraient mon discours, établissant un contact visuel virtuel grâce à la fonction caméra vidéo de leur téléphone ou de leur tablette, mais l'effet était le même : nous avons mieux à faire que de vous écouter.

Envisagez d'investir dans un panier ou un autre réceptacle. Les participants à la réunion peuvent placer un autocollant sur leur téléphone, le déposer et le récupérer à la fin de la réunion. (Franchement ? Si quelqu'un ou quelque chose est si important, rencontrez cette personne en personne et discutez avec elle. Si ce n'est pas urgent, cela peut attendre.)

Établissez un ordre du jour

Que votre réunion soit virtuelle ou non, vous devez vous poser la question : quel est l'objectif de cette réunion ? Allez encore plus loin. S'il s'agit de la première réunion de la journée, demandez à toutes les personnes présentes de dresser leur ordre du jour, c'est-à-dire la seule chose qu'elles veulent réaliser. À la fin de la session, le chef d'équipe peut envisager d'envoyer une courte note à tous les participants, réitérant les principales décisions et orientations, pour rappeler subtilement (et donner un coup de pouce) à chacun de rester concentré.

En bref, marquez le but de cette réunion. Ne dites jamais que vous êtes là pour "revoir" les choses. C'est un sujet trop vaste. Cherchez-vous à obtenir une approbation ou des éclaircissements ? Alors dites-le. Soyez aussi concret que possible.

Le livre "The Ministry of Common Sense" de Martin Lindstrom (ed. Houghton Mifflin Harcourt, non traduit). Martin Lindstrom

Respectez un délai

La plupart des réunions durent une heure avec, comme nous venons de le voir, cinq à sept minutes soustraites pour des questions techniques insignifiantes qui doivent être résolues. En fait, la vie des entreprises a en quelque sorte adopté une règle tacite selon laquelle les réunions doivent durer 60 minutes, et si ce n'est pas le cas, eh bien, il y a un problème. Une réunion ne doit pas durer plus de 30 minutes.

Une façon de garantir cela dans les réunions physiques est d'apporter une horloge. Je dis à tout le monde que l'horloge représente les salaires cumulés de toutes les personnes présentes dans la salle. Je suppose que le salaire le plus bas est probablement de 120 dollars de l'heure, le plus élevé se situant autour de 1 000 dollars. Je dis : "Nous sommes tous ici ensemble en ce moment". "Avant même de commencer cette réunion, cette réunion coûte déjà environ 15 000 dollars. Et le fait de m'avoir ici la rend plus chère. Alors commençons le chrono." Quinze ou vingt minutes plus tard, je fais remarquer que nous avons déjà gaspillé 4 000 dollars pour régler des problèmes informatiques - et nous continuons à partir de là. La présence physique d'une horloge aide les participants à prêter attention à ce qu'ils font réellement ou, plutôt, à ce qu'ils sont censés faire. Malheureusement, je dois souvent transporter la même horloge à la réunion suivante et à celle d'après.

Que fait l'horloge exactement ? En plus d'être une chronique du temps qui passe, tout le monde se rend compte qu'une réunion de 30 minutes doit être productive. S'ils parviennent à aborder tous les points de l'ordre du jour après 20 minutes, ils n'ont pas besoin d'utiliser les 10 minutes restantes. Il est évident que l'horloge est également très utile pour le chronométrage de base. Si vous avez utilisé le temps de réunion de manière productive, ou avec gaspillage, vous le saurez. La présence d'une horloge permet également d'éviter les petites conversations. En dressant la carte de leur emploi du temps, les employés sont souvent surpris que le refrain courant "Il n'y a pas assez d'heures dans la journée" soit le résultat d'une navigation trop longue sur le web, de trop nombreuses pauses café, de trop de bavardages, etc.

Je crois beaucoup à l'une des règles de productivité d'Elon Musk : "Sortir d'une réunion, ou répondre à un appel, dès qu'il est évident que vous n'apportez pas de valeur ajoutée. Il n'est pas impoli de partir, il est impoli de faire rester quelqu'un et de lui faire perdre son temps". En bref, les participants doivent se sentir libres de quitter une réunion s'ils estiment qu'ils n'ont rien à y apporter.

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Soyez conscient de la pensée en "boucle"

Le dialogue dans les réunions me fait parfois penser à une grande roue. Une conversation commence quelque part, monte, culmine, puis revient, frénétiquement, là où elle a commencé, cette fois-ci avec des brins de résistance.

Tout ne doit pas être transformé en réunion

De quelles réunions vous souvenez-vous, et pourquoi ? La plupart des gens ne se souviennent pas de plus de trois choses d'une réunion donnée (au mieux). Considérez tous les outils de communication dont disposent les organisations : courriels, conférences téléphoniques, rapports, feuilles de calcul, PowerPoints, etc.

Tout ne mérite pas une rencontre. D'une certaine manière, la fragmentation entre les départements de l'entreprise fait que les réunions jouent un rôle qu'elles n'ont jamais été conçues pour jouer. De nombreuses personnes programment et assistent à des réunions parce qu'elles ont peur d'être oubliées ou négligées. Les réunions deviennent ainsi une validation de l'importance de ce que vous faites. (De nombreux employés de grandes entreprises m'ont fait part de leur crainte d'être un jour oubliés.)

La prochaine fois que quelqu'un dit : "Programmons une réunion la semaine prochaine", pourquoi ne pas demander : "Attendez : à quoi sert la réunion ? Si l'objectif de la réunion proposée est de parvenir à un accord sur une question donnée, peut-être n'avez-vous pas besoin de réunion. Pourquoi ne pas répondre par oui ou par non à ce moment-là ? Si la conclusion est "peut-être" et qu'il s'agit d'une question transversale, avec la participation de toutes les fonctions, alors oui, allez-y et organisez la réunion.

Si les réunions sont souvent contraires au bon sens, faut-il les éliminer ? Non, mais je dirai que leur utilisation sans discernement est devenue complètement disproportionnée. L'objectif a disparu, remplacé par l'habitude et par une acceptation passive et généralisée du fait que les choses sont ainsi dans le monde des affaires. Mais si vous suivez votre bon sens, il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Il s'ensuit probablement que les meilleures réunions auxquelles j'ai jamais assisté avaient une chose en commun, à savoir l'absence de PowerPoint.

Martin Lindstrom John Abbott

Reconnaissez d'emblée les limites inhérentes aux réunions en ligne

Il va sans dire que depuis la pandémie, les réunions en ligne ont largement dépassé les réunions en "présentiel" et sont devenues un élément de base dans nos vies. La plupart d'entre nous se sentent obligés de s'y rendre aussi, pour montrer à quel point nous sommes "occupés".

Pourtant, dans la vie réelle, combien de fois nous demande-t-on de nous tenir à un mètre de nos collègues tout en fixant leur visage pendant une heure ? Tous ceux qui ont participé à une réunion des équipes Zoom ou Microsoft savent que ce n'est pas un moyen d'expression naturel. Les délais, les échos, les bruits de fond distrayants, les écrans figés et les auto-évaluations en cours — est-ce que j'ai toujours l'air bien devant la caméra ? — ne font que compliquer les choses. L'incapacité à capter le langage corporel des autres ne fait qu'éroder davantage notre empathie collective. Le silence en ligne suscite généralement de l'anxiété. (Zoom et Teams devraient envisager de mettre en place un bouton "Je pense", sur lequel les participants pourraient appuyer pour signaler qu'ils cogitent). Certains employés souffrent de la fatigue de Zoom, conséquence du fait qu'ils passent la majeure partie de la journée avec leurs yeux entraînés sur leur ordinateur portable ou leur tablette.

Avec le passage aux réunions en ligne uniquement, la productivité pourrait en fait diminuer. Pour la plupart d'entre nous, "domicile" et "travail" étaient déjà inconfortablement liés. Mais aujourd'hui, nos entreprises et nos collègues ont littéralement envahi nos sanctuaires intérieurs.

Version originale : Martin Lindstrom/Insider

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