Download_on_the_App_Store_Badge_FR_RGB_blk_100517

6 conseils pour organiser de meilleures réunions en visioconférence et faire de vous un manager respecté

6 conseils pour organiser de meilleures réunions en visioconférence et faire de vous un manager respecté
La plus grosse erreur que font les managers est de fonctionner comme d'habitude. © Paige Cody/Unsplash

Depuis le début de la pandémie de coronavirus, des millions de personnes sont obligées de travailler depuis leur maison. Cela signifie que de plus en plus d'employés font des réunions en visioconférence. Mais ces réunions virtuelles peuvent représenter un vrai défi. Une enquête du Project Management Institute (PMI), association de gestion de programmes et de portefeuilles, a souligné que les réunions en visioconférence ne sont pas toujours réussies à cause des distractions (comme les notifications des réseaux sociaux), des retards et du manque de communication entre collègues.

"Comme la nature du travail change, la structure et la dynamique des équipes doit changer aussi — et ça vaut aussi pour les réunions en visioconférence", a déclaré Brantlee Underhill, directrice générale de PMI en Amérique du Nord, à Business Insider US. "La plus grosse erreur que font les managers est de fonctionner comme d'habitude. Mais cette nouvelle normalité exige des compétences différentes, des rôles et des responsabilités plus clairement définis ainsi qu'une plus grande agilité".

Si les managers veulent organiser des réunions en visioconférences plus efficaces, les experts affirment qu'ils doivent élaborer un plan qui les aidera à tirer le maximum de leur équipe.

Voici des conseils qui vous aideront à devenir plus efficace pour diriger des équipes en visioconférence selon des PDG et des experts en management.

Avoir un ordre du jour clair pour la réunion

Le fait d'avoir fixé des objectifs à votre équipe peut faciliter la transition vers le travail en ligne. Dans ce cas, les experts suggèrent aux managers de créer un agenda interactif ou un agenda sur un document partagé créé à la volée. Jordan Husney, PDG et cofondateur de l'outil de réunion Parabol, recommande aux entreprises d'utiliser un Google Doc partagé, ou un espace de travail numérique comme Notion.

"La plupart des gens sont habitués à recevoir un ordre du jour avant une réunion", a déclaré Jordan Husney. "Mais soyons honnêtes les uns avec les autres — c'est difficile".

Faire des réunions en petit comité

Une des mesures que les managers peuvent prendre pour mieux organiser une réunion est de limiter son nombre de participants. Selon Brantlee Underhill, lorsque vous planifiez une réunion en visioconférence, une équipe réduite peut vous aider à tenir le cap sur vos objectifs.

"Divisez un grand groupe en équipes plus petites et plus agiles pour accomplir des tâches spécifiques", conseille Brantlee Underhill.

Mais parfois, il n'y a aucun moyen d'éviter une réunion en grand comité, par exemple, les réunions d'affaires ou les réunions de personnel. Dans ce cas, il peut être utile de faire des gestes de la main pour signaler le début ou la fin d'une discussion.

Si vous êtes nombreux lors d'une réunion, utilisez le bouton "lever la main" ou une fonction similaire [sur la plateforme de visioconférence] et ensuite prenez la parole", a déclaré Ben Christensen, cofondateur et directeur de Handshake, une plateforme de réseautage et de carrière pour étudiants. "Cela aidera à inclure tout le monde dans la conversation plutôt que d'essayer d'interrompre quelqu'un ou d'interpréter des expressions faciales pendant un appel vidéo".

Attribuer des rôles et des responsabilités à vos collaborateurs

Pour qu'une réunion en visioconférence se déroule comme prévu, les experts recommandent, au début de la réunion, de répartir les points d'action entre les collaborateurs. Cela permet d'éviter d'être multitâche et, à la place, de donner à chacun des responsabilités, a déclaré Jordan Husney.

"Les réunions en visioconférence sont plus efficaces lorsque chaque membre de l'équipe comprend en quoi il contribue à l'ensemble de l'équipe", a-t-il expliqué. "Cela permet également d'assurer une plus grande transparence et une participation totale au sein de l'équipe et de faire en sorte que chaque membre de l'équipe sache qu'il a une place et une voix".

A lire aussi — 7 conseils pour des réunions en visioconférence efficaces

Avoir un outil de connexion de secours

La technologie n'est pas toujours fiable. Ben Christensen conseille aux managers de disposer d'un autre moyen de se connecter avec leur équipe si leur première méthode échoue.

"Ayez une solution de secours pour votre réunion, juste au cas où", dit-il. Si des problèmes surviennent pendant une visoconférence, par exemple si la vidéo se fige ou si l'image est floue, assurez-vous que les membres de votre équipe peuvent et savent comment lancer un appel audio.

Donner à chacun la possibilité de s'exprimer

Selon Brantlee Underhill, il est impératif d'améliorer la façon dont vous gérez les collaborateurs dans un environnement de travail numérique. Lors d'une réunion, chacun doit avoir la possibilité de discuter de ses idées.

Selon elle, les managers doivent modérer la discussion pour s'assurer que tout le monde a la possibilité de participer et que personne ne domine la conversation.

Prenez le temps de prendre des nouvelles de vos collègues

Lorsque les personnes travaillent à distance, il est probable qu'elles se sentent seules et isolées. Pour remédier à cela, Jordan Husney conseille aux managers de "faire de la place à l'humanité". Cela peut se traduire par un engagement plus personnel grâce à des questions pour briser la glace et prendre quelques nouvelles au début d'une réunion.

Cela peut être aussi simple que de demander : "Qu'avez vous en tête aujourd'hui ?" ou "Comment ça va en ce moment ?" a détaillé Jordan Husney.

Ces petites questions permettent également de s'assurer que le micro de chacun fonctionne. En tant que manager, prévoir du temps pour écouter vos collaborateurs montre non seulement de la compassion pour leur santé mentale, mais c'est aussi important pour vos résultats.

"Si quelqu'un semble un peu déprimé, vous pouvez vous occuper particulièrement de cette personne pendant un moment", a déclaré Jordan Husney. "Rappelez-vous de vous rendre disponible et de programmer un café en visioconférence juste pour discuter".

Version originale : Mr. Tatyana Bellamy Walker/Business Insider.

A lire aussi — 13 conseils pour ne pas devenir fou si vous faites du télétravail

Business Insider
Découvrir plus d'articles sur :