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7 conseils pour des réunions en visioconférence efficaces

7 conseils pour des réunions en visioconférence efficaces
© Andrea Piacquadio/Pexels

Afin d'essayer de freiner la propagation du coronavirus en France, Emmanuel Macron a appelé jeudi soir les entreprises à permettre à leurs salariés de faire du télétravail. Certains de ses salariés vont donc découvrir à cette occasion les réunions en visioconférence, leurs avantages et leurs contraintes. "C'est à peu près un emploi sur trois qui peut être en télétravail", a assuré la ministre du Travail Muriel Pénicaud sur franceinfo ce vendredi 13 mars 2020.

Deux experts du travail à distance ont partagé avec Business Insider US leurs meilleures idées et conseils pour les appels vidéo. Gene Villeneuve travaille à Tehama, une société qui met en place des solutions de travail à distance sécurisées pour les entreprises, et Bob Bajoras est président de Art+Logic, une société de développement de logiciels entièrement à distance depuis 29 ans.

Faites le test — Êtes-vous un(e) leader ?

Le conseil numéro un de Bob Bajoras pour les visioconférences est 'n'y résistez pas'.

FS Productions/Getty Images

Bob Bajoras a expliqué à Business Insider US que si les appels vidéo sont évidemment différents des conversations en face à face, la plupart du temps, les mêmes tâches peuvent être accomplies à distance. Les appels vidéo deviendront rapidement une "seconde nature", mais il faut les accepter et leur accorder la même attention et le même enthousiasme que les réunions traditionnelles.

Il estime que pour que les visioconférences et le travail à distance, en général, soient productifs, les managers doivent créer une culture de la confiance.

Reuters

Il conseille des réunions en fin de journée pour récapituler ce qui a été accompli, ou en début de journée pour établir des objectifs et un plan.

Gene Villeneuve donne des conseils similaires. Il affirme que les employés qui participent à des visioconférences doivent être plus attentifs qu'ils ne le seraient lors d'une réunion en personne.

Chip Somodevilla/Getty Images

Il est tentant de consulter ses mails ou Twitter du fait qu'on soit toujours à son bureau plutôt que dans une salle de conférence, concède Gene Villeneuve. Il a expliqué à Business Insider US qu'il mettait parfois ses mains en "position de prière" pour qu'elles ne soient pas sur son clavier ou sa souris.

Il recommande d'établir un contrat social de bureau selon lequel les participants traitent une réunion en ligne comme une réunion en personne.

Robert Libetti/Business Insider

Gene Villenueve évoque ainsi l'idée d'une réunion "ordinateurs portables en panne", au cours de laquelle les gens ferment leurs appareils. Bien que cela ne soit évidemment pas possible pour une visioconférence, l'esprit peut toujours s'appliquer.

N'oubliez pas que les gens peuvent vous voir

Omar Havana / Stringer / Getty Images

Gene Villeneuve rappelle que, bien que vous ayez la tentation de faire plusieurs choses à la fois lors d'une réunion en vidéo, les autres participants ont en fait une vue rapprochée de votre visage, ce qui leur permet de voir si vous êtes concentré sur autre chose, ou si vous lisez des mails.

Assurez-vous d'activer réellement la fonction vidéo

AP Photo/Mike Householder

Pour tirer le meilleur parti d'une visioconférence, Bob Bajoras affirme que vous devez vraiment vous engager à être présent à la réunion et à y participer comme vous le feriez pour n'importe quelle autre réunion. Il est essentiel d'activer la vidéo pour que vous soyez obligé d'y prêter attention et que les autres puissent capter des indices visuels qui, autrement, seraient perdus.

Les visioconférences n'ont pas besoin d'être trop sérieuses. Elles peuvent également remplacer les interactions sociales qui auraient lieu dans un bureau.

Aaron Taube/Business Insider

Avec le télétravail qui a été récemment instauré, Gene Villeneuve raconte que son entreprise a récemment lancé un Google Hangout vers midi tous les jours, durant lequel les employés peuvent discuter pendant qu'ils prennent leur déjeuner, sans ordre du jour particulier.

Version originale : Mary Meisenzahi/Business Insider

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