Que ce soit au travail ou dans la vie personnelle, nous recevons tous beaucoup d'emails venant de la famille, amis, responsable hiérarchique, collègues, divers sites de shopping, associations, newsletters... 

La quantité d'emails reçus par semaine peut varier de quelques dizaines à quelques centaines ou peut-être même plusieurs milliers, selon votre cas. Et cela peut vite devenir un cauchemar.

Le site américain Fastcompany a demandé aux auteurs des newsletters les plus populaires aux Etats-Unis de donner quelques conseils pour perdre le moins de temps possible quand vous répondez à vos emails. 

Les voici.

1. Ne répondez pas aux emails en continu

Nick Martell et Jack Kramer, cofondateurs de la newsletter financière MarketSnacks, expliquent à FastCompany qu'ils "planifient des plages horaires dédiées aux emails pendant la journée: une heure le matin et une heure l'après-midi." 

Cela vous évite "d'entrer dans un cycle effrayant, monotone et interminable où l'on écrit des emails à la chaîne."

2. Supprimez les emails qui ressemblent à des spams

REUTERS/Stringer

"Si je n'arrive pas à savoir si cet email nécessite une réponse immédiate, je le supprime", confie Walt Hickey, journaliste à FiveThirtyEight et qui s'occupe de la newsletter quotidienne Significant Digits.

Pour lui, la règle est simple: "Si vous pensez que ça peut être un spam, c'est presque toujours le cas."

3. Etiquetez vos mails pour déterminer un ordre de priorité de réponse

Ce n'est pas parce que vous ne supprimez pas un mail qu'il faut y répondre tout de suite. Nick Martell et Jack Kramer confient laisser les mails auxquels ils n'ont pas encore répondus comme "non-lus" jusqu'à qu'ils y répondent. 

"Si vous tentez de répondre à vos emails au fil de l'eau, vous n'arriverez jamais à finir votre travail", expliquent-ils à FastCompany. Il faut donc établir un ordre de priorité.

Même si c'est plus sympa de répondre à vos amis Marie et Valentin, mieux vaut répondre en premier à votre supérieur hiérarchique. En effet, son mail exigera probablement une réponse plus urgente de votre part.

Dans tous les autres cas, donnez-vous environ une semaine pour répondre.

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