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Il existe des outils simples et éprouvés qui permettent de mieux s'organiser au travail. Pas seulement salutaires en cas de surmenage, il s'agit de bonnes habitudes à prendre, qui permettent de mieux identifier ses priorités, de gérer son temps et par là même améliorent la prise de décision. Voici 4 méthodes simples à mettre en œuvre pour des résultats rapides.

La matrice d’Eisenhower

"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important", aurait déclaré un jour Dwight D. Eisenhower, 34e président des Etats-Unis. La matrice qui découle de ce constat est un outil efficace pour prioriser les tâches.

C'est un tableau à double entrée, qui permet de classer sa to do list en quatre catégories: les tâches urgentes et importantes – à exécuter immédiatement, celles qui sont importantes mais pas urgentes. Ensuite viennent celles qui sont urgentes, mais pas importantes: ce sont des tâches que le plus souvent les autres ou les événements nous imposent et qui nous parasitent. 

Se doter d'outils fiables, autant que la nouvelle Audi A6 sur laquelle on peut systématiquement compter pour nos déplacements, limite ces imprévus, ces urgences absolues qui nuisent à notre productivité. La dernière catégorie concerne les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes – et que l'on peut donc directement éliminer.

La technique Pomodoro

"Pomodoro": "tomate" en italien. C'est la forme du minuteur que Francesco Cirillo utilisait quand il développa cette technique de gestion du temps dans les années 80. Le principe — découper son activité en tranches de 25 minutes dédiées à une seule et unique tâche et séparées par de très courtes pauses — repose sur le constat que les temps de repos favorisent l'agilité intellectuelle.

Au terme de quatre phases de 25 minutes, on s'autorise une vraie pause, plus longue, de 15 à 20 minutes. Un temps pour laisser vagabonder son esprit au volant de la nouvelle Audi A6, au cours duquel on peut se consacrer au seul plaisir de conduire. Cette technique, si elle requiert peu de moyens, nécessite cependant un important travail préalable de planification.

La loi de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson, chercheur et historien britannique, fit en 1955 ce constat en observant le fonctionnement des administrations: le travail augmente jusqu’à occuper tout le temps qui est accordé pour sa réalisation. En bref, une même tâche est plus ou moins rapide à exécuter, selon que l'on a du temps ou non pour l'accomplir. Et même quelque chose d'aussi simple que rédiger une carte de remerciement peut prendre toute une journée, si c’est le temps que l'on a pour le faire. S'imposer des délais assez serrés, voire plus courts que ceux dont on dispose réellement, est une bonne manière d’être plus efficace.

Le principe de Pareto

Ce principe repose sur le constat que 80% des effets sont le produit de 20% des causes, ce que l’on peut traduire par 20% des efforts produisent 80% du résultat. Concrètement, il faut identifier quels efforts et quelles tâches contribuent le plus à la réussite et se concentrer sur elles. Inutile donc de gaspiller son temps et son énergie avec des actions stériles.

Un principe que l'on décline aussi quand il s'agit de créer ou d'améliorer un système: les fonctions les plus utilisées, même si elles semblent plus basiques, méritent d'occuper le plus l'attention des concepteurs. C'est pourquoi la R&D chez Audi s'attache à améliorer sans cesse la praticité, la simplicité et l'efficacité des fonctions qui augmentent réellement le confort et la sécurité du conducteur (vitrage acoustique, mémoire des réglages de chaque conducteur, système de freinage, de guidage, technologie Start/Stop). 

Cet article est sponsorisé par Audi et a été réalisé par BI Studios.

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