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Voici 9 étapes à suivre pour apprendre à déléguer votre travail le plus efficacement possible

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Voici 9 étapes à suivre pour apprendre à déléguer votre travail le plus efficacement possible
Si vous commencez à avoir trop de responsabilités, pensez à déléguer votre travail. © Getty images

En tant que dirigeants empathiques au grand cœur, les managers ambitieux et sensibles ont tendance à hésiter, à demander de l'aide ou à déléguer leur travail aux autres. Ils sont nombreux à estimer qu'il est de leur devoir de protéger le temps et l'énergie de leur équipe, et absorbent donc les responsabilités. Et comme ils aiment les gens, ils ont peur que les autres ne les apprécient pas ou que les demandes de délégation suscitent de la colère et du ressentiment.

"Je sais que je devrais demander de l'aide, mais je ne veux pas être insistant", "Mon équipe a déjà assez à faire.", "Je déteste demander aux gens de me donner un coup de main." Voici quelques exemples de réponses que formulent mes clients lorsqu'on leur demande pourquoi ils refusent de déléguer leur travail.

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Vous vous sentez concerné ?

Si c'est le cas, alors sous ces raisons bien intentionnées, se cachent peut-être plusieurs peurs. Ces peurs peuvent involontairement vous empêcher, vous et votre équipe, d'atteindre votre plein potentiel et d'avoir un impact plus important.

Les craintes les plus courantes concernent la délégation

Même si vous disposez de l'effectif, des ressources et de l'autorité nécessaires pour déléguer une partie de votre travail, il existe quelques craintes courantes qui peuvent vous en empêcher. La perte de contrôle. Vous craignez sûrement de ne plus gérer une situation, vous pensez probablement que "pour que quelque chose soit bien fait, il faut que vous le fassiez vous-même".

Le perfectionnisme. Cousin de la perte de contrôle, le fait d'être trop exigeant peut également vous empêcher de déléguer. Vous vous imposez un niveau tellement élevé (voire irréaliste) qu'il vous est impossible, ou à quiconque, de l'atteindre.

La peur de l'échec, aussi. Si vous déléguez et que le projet échoue, alors que dira-t-on de vous et de vos capacités ? Vous craignez que ces erreurs ne révèlent vos lacunes en tant que manager et en tant que personne.

La plus grande crainte que j'entends est peut-être associée au syndrome de l'imposteur, ce sentiment d'avoir été choisi par défaut et non par mérite. "Je ne veux pas que les gens pensent que je ne peux pas faire mon travail. Déléguer ne va-t-il pas donner l'impression que je ne suis pas prêt à faire les choses par moi-même ?".

Désir d'être apprécié. Vous voulez être le manager "sympa". Vous vous efforcez de maintenir la paix et de rendre tout le monde heureux, et par conséquent, vous êtes nerveux à l'idée de déléguer des tâches parce que vous craignez que votre équipe ne soit furieuse ou qu'un conflit surgisse.

Côté chronophage. Vous êtes suffisamment occupé comme ça. Vous craignez que le fait de devoir former quelqu'un d'autre vous rajoute du temps de travail.

Mauvaises expériences. Vous avez peut-être travaillé pour un manager qui déléguait mal, soit trop, soit trop peu. Ou peut-être avez-vous essayé de déléguer un peu, et les choses se sont vite dégradées.

Chacune de ces craintes est convaincante car elle contient un minimum de vérité. Par exemple, s'il est vrai que la délégation demande un certain investissement, elle permet en fin de compte de vous faire gagner du temps sur le long terme.
Il y a une grande différence entre le simple fait de se décharger d'une tâche que vous ne voulez pas faire et le fait de déléguer le travail d'une manière qui vous responsabilise.

Pour ce faire, il faut redéfinir ce que signifie déléguer, et non plus se décharger d'un travail sur quelqu'un, mais fournir une structure et un cadre pour aider votre équipe à assumer davantage de responsabilités afin que chacun puisse être plus productif, y compris vous.

10 signes qui prouvent que vous devez déléguer davantage

La délégation demande du travail. Parfois, il faut d'abord traverser des situations délicates ou savoir rester diplomate, ce qui n'est pas le genre de choses que préfèrent les personnes sensibles. C'est pour cela qu'il est facile de se persuader que la délégation est une "bonne chose" et non une nécessité.

Mais voici quelques signes qui montrent que la délégation est devenue une compétence non négociable à acquérir pour mieux travailler :

  • Vous passez presque tout votre temps en "mode réactif" à répondre à des demandes.
  • Vous n'avez pas le temps de réfléchir ou d'avoir du recul
  • Vous trouvez que les tâches importantes sont laissées de côté.
  • Vos journées sont trop longues, vous travaillez même les nuits et les week-ends.
  • Vous êtes stressé parce que vous n'arrivez jamais à suivre.
  • Vous êtes le référent de tous vos employés et vous n'arrivez pas à tout gérer.
  • Vous ne pouvez pas prendre un jour de congé parce que vous avez peur que votre service soit à l'arrêt.
  • Vous vous sentez investi d'une responsabilité démesurée, celle d'être le ciment de l'équipe.
  • Votre équipe a soif d'apprendre et vient souvent vous demander ce qu'elle peut faire de plus.
  • Vous êtes candidat à une promotion, mais on vous a dit que vous deviez être plus stratégique.

Vous vous reconnaissez dans ces situations ? Alors il est temps de changer et de déléguer votre travail plus efficacement. Voici comment faire.

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1. Changez votre état d'esprit

Comme pour la plupart des choses, devenir un meilleur manager commence par se remettre en question : il faut pouvoir changer d'avis.

Lorsque mes clients travaillent avec moi pour pouvoir mieux déléguer, la première chose qu'ils réalisent est que la délégation n'est pas une punition. Il s'agit plutôt d'une chance pour votre équipe et vos collègues d'apprendre, de grandir et d'acquérir de nouvelles aptitudes et compétences.

Pensez-y. Vous pouvez probablement citer des exemples dans votre propre carrière où un leader qui a délégué a permis d'accroître votre visibilité, votre autorité et vous faire progresser. Ne privez pas votre équipe et vos collègues de cette même opportunité.

Vous devez être profondément convaincu que la délégation est une question de responsabilisation et devez la présenter aux autres comme telle. Si vos salariés pensent que vous ne faites que leur imposer un travail désagréable, ils ne seront pas motivés.

2. Changez vos mauvaises habitudes

En tant que travailleur sensible, on peut compter sur vous pour aller jusqu'au bout, tenir parole et respecter les deadlines. Ce sont des qualités extrêmement admirables qui font de vous un leader puissant et empathique.

Mais vous pouvez aussi prendre l'habitude de trop travailler. Cela signifie que vous assumez des responsabilités qui ne sont pas les vôtres et qui appartiennent en réalité à quelqu'un d'autre. Vous avez l'impression que si vous ne faites pas quelque chose, personne d'autre ne le fera.

Au-delà de l'épuisement professionnel, l'un des plus gros problèmes de la surcharge de travail est qu'elle crée une dynamique malsaine qui empêche votre équipe de fonctionner convenablement. Lorsque vous "réglez les problèmes", aidez vos collaborateurs. Quand vous vous imposez une quantité de travail considérable, votre équipe ne travaille plus autant et même plus assez, ce qui peut être frustrant et se retourner contre vous.

3. Déterminez ce qui peut être délégué

Pendant une semaine, notez votre temps. Notez les tâches que vous effectuez, ce qui vous donne de l'énergie et ce qui vous en enlève. Demandez-vous si c'est ainsi que votre temps est le mieux employé et ce que vous feriez si vous n'étiez pas en train de travailler sur ce sujet. Cela peut vous donner une première idée des tâches qu'il serait bon de déléguer.

Les tâches qui se prêtent le mieux à la délégation sont les suivantes :

Administratives, fastidieuses, chronophages

Les processus reproductibles qui sont simples et enseignables.

Les tâches pour lesquelles quelqu'un d'autre a des compétences particulières.

4. Invitez les gens à participer au processus

La peur de déplaire aux gens vous convainc que la délégation est une chose négative parce que votre équipe et vos collègues vous en voudront. C'est loin d'être le cas si vous abordez la délégation correctement. Pour ce faire, abordez la délégation de manière assertive, c'est-à-dire comme un partenariat et une collaboration équilibrés par des directives claires, plutôt que de manière agressive, comme des ordres.

Invitez les gens à participer au processus en comprenant d'abord quel travail ils aiment faire et comment ils sont motivés pour se développer. Cela vous aidera à faire correspondre les tâches aux points forts d'une personne. Demandez aussi à votre équipe de se porter volontaire. De nombreux clients sont très surpris par les propositions de leurs employés, soit parce qu'ils n'avaient pas réalisé que quelqu'un voudrait faire cette tâche, soit parce qu'on leu propose quelque chose d'inattendu.

5. Commencez petit à petit

Déléguer n'est pas abdiquer. C'est une recette pour l'échec que de penser que l'on peut transférer complètement un projet d'un seul coup. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le renforcement des compétences et la transmission des tâches par étapes. Cela renforce la confiance, car vous voyez que les membres de votre équipe peuvent faire leur travail, et cela peut booster leur ego, car ils acquièrent des compétences qu'ils peuvent maîtriser.

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6. Formez efficacement

La délégation prend du temps au début. Ce n'est pas grave, car vous pouvez rendre la formation plus efficace en invitant vos salariés à vous regarder travailler et apprendre sur le terrain.

Par exemple :

Demandez à une personne de vous suivre pendant que vous effectuez la tâche et créez une procédure à suivre à partir de là.

Enregistrez une courte vidéo de vous en train d'accomplir cette tâche et sauvegardez-la dans une bibliothèque pour référence ultérieure.

Planifiez des horaires auxquels vous vous rendrez disponible pendant 30 à 60 minutes pour donner des instructions sur place.

7. Instaurez des points d'étape

Au fur et à mesure que vous progressez, fixez des points d'étape tous les 7 ou 15 jours afin de vérifier les progrès de la personne et de répondre à ses questions et à ses commentaires. Encadrez-la. Invitez la personne à répondre à des questions ouvertes sur son raisonnement et son approche de la réalisation du travail, comme celles-ci :

Comment avez-vous pris cette décision ?

Qu'est-ce qui a influencé votre choix ?

Comment avez-vous surmonté les problèmes ?

8. Comprenez ce que vous avez à faire

Votre travail consiste à définir le "quoi" et le "pourquoi" du projet. Le résultat, l'objectif, l'intention. Vous devez être parfaitement clair sur vos attentes, vos critères de réussite et vos limites dès le départ.

Bien que vous ayez toujours la responsabilité finale des tâches que vous déléguez, donnez de l'autonomie à vos salariés pour définir le "comment". Celui-ci peut être similaire à la façon dont vous atteignez l'objectif final ou différent. Oubliez la microgestion, car la façon de faire importe peu tant que le produit final répond à vos attentes. Il est bien plus important que votre équipe ou votre collègue se sente autonome. Vos collaborateurs doivent découvrir eux-mêmes la meilleure façon d'assurer le suivi.

9. N'oubliez pas le feedback

Il n'est pas facile pour les personnes sensibles de faire un retour sur un projet, car vous avez parfois tendance à prendre les critiques à cœur. Cependant, vous êtes aussi attentionné, compatissant, empathique et savez appréciez ce qui échappe aux autres, ce qui fait de vous une personne spéciale.

Lire l'article original sur Melody Wilding. Copyright 2021.

Version originale : Melody Wilding/Insider

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